सुव्यवस्थित मसौदा जाँच से पहले ही तैयार लग सकता है। प्रस्तुति और उपयोग की तैयारी अलग बातें हैं। समीक्षा से सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ आपकी मंशा कहता है, प्रमाणित तथ्यों पर आधारित है और अनचाहा वचन नहीं देता।
वाक्य बदलने से पहले उद्देश्य जाँचें
लिखें कि किसे दस्तावेज़ मिलेगा, उसे क्या समझना है और आप क्या जवाब चाहते हैं। उसी उद्देश्य से मसौदा पढ़ें। जानकारी का अनुरोध आरोप न बन जाए और निजी सार पक्षों की सहमत घोषणा न लगे।
दस्तावेज़ का प्रकार भी जाँचें। ईमेल, काम का नोट, प्रस्तावित समझौता और औपचारिक नोटिस के प्रभाव अलग हो सकते हैं। अच्छी फ़ॉर्मैटिंग सही प्रकार का प्रमाण नहीं। कानूनी दायित्व बनाना, बदलना या समाप्त करना हो तो उचित सलाह लें।
हर ठोस विवरण सत्यापित करें
नाम, भूमिका, राशि, मुद्रा, तारीख, पता और संलग्नक मूल स्रोत से मिलाएँ। देखें कि मसौदे ने बाकी जानकारी स्वयं तो नहीं भर दी। बिना आधार वाली बात को सवाल बनाएँ या पुष्टि तक हटा दें; केवल काम पूरा करने के लिए संभव लगने वाला उत्तर न चुनें।
घटनाओं और सहमति के कथन देखें। «आपने विस्तार स्वीकार किया» और «हमने संभावित विस्तार पर बात की» एक नहीं हैं। तथ्य, प्रस्ताव और अनुरोध अलग रखें। किसी नियम या कानूनी निष्कर्ष की अलग जाँच करें; मसौदा बनना उसकी सही होने की पुष्टि नहीं है।
अनचाहे वचन और अस्पष्टता खोजें
स्वीकारने, वादा करने, मानने, छोड़ने या माँगने वाली भाषा पढ़ें। क्या वह आपकी मंशा और तथ्यों से मेल खाती है? ये समीक्षा के संकेत हैं, कानूनी प्रभाव वाले शब्दों की सार्वभौमिक सूची नहीं; संदर्भ और लागू कानून मायने रखते हैं।
क्या पाठक अनुरोध और जवाब देने का तरीका समझ सकता है? साधारण ईमेल में «कृपया पुष्टि करें कि प्रस्तावित राशि में सूचीबद्ध सेवाएँ शामिल हैं» कहना «सब शामिल है, पुष्टि करें» से स्पष्ट है। केवल ज़ोर देने के लिए मनमानी समयसीमा न जोड़ें।
वास्तव में भेजे जाने वाले संस्करण को सँभालें
पहला मसौदा और जाँचा संस्करण अलग रखें। संशोधन के बाद पूरा दस्तावेज़ पढ़ें; एक सही वाक्य के बाद दूसरी जगह विरोध बच सकता है। शीर्षक, संलग्नक और प्राप्तकर्ता अंतिम लेखन से मिलाएँ।
Wkeel के बनाए दस्तावेज़ समीक्षा और अनुकूलन के मसौदे हैं; संपादन और एक्सपोर्ट सुविधाएँ उत्पाद के संदर्भ पर निर्भर हैं। भेजने या हस्ताक्षर से पहले एक्सपोर्ट फ़ाइल स्वयं जाँचें। सहेजा मसौदा डिलीवरी, स्वीकृति, दाखिले या विशेषज्ञ मंज़ूरी का प्रमाण नहीं। उपयोग किया संस्करण रखें और गंभीर मामले में योग्य समीक्षा लें।
याद रखने योग्य बातें
- भाषा सँवारने से पहले उद्देश्य और दस्तावेज़ का प्रकार देखें।
- तथ्य सत्यापित करें और प्रस्ताव को सहमति से अलग रखें।
- साझा या हस्ताक्षर करने से पहले अंतिम फ़ाइल पूरी पढ़ें।